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Si les bases de rémunération peuvent souvent sembler complexes, le processus de paie, quant à lui, est parfois vu comme un simple exercice consistant à s'assurer que les salariés reçoivent bien la rémunération convenue. Cependant, une somme de travail importante est nécessaire pour que ce système fonctionne sans accroc, en accord avec les éléments contractuels des collaborateurs et l'ensemble des changements individuels ou réglementaires qui impactent quotidiennement ce service.

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En effet, plusieurs facteurs interviennent dans ce contexte : il faut savoir rester informé au quotidien des changements à la fois externes et internes. Cela signifie être vigilant sur les salaires, les charges, les avantages sociaux, les horaires de travail, les contrats, les données personnelles, les congés, les arrêts maladie, etc.

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En outre, chaque année, une multitude de changements légaux et fiscaux entraînent de nouvelles obligations pour les professionnels de la paie et leur équipe. Chaque changement non pris en compte présente un risque d'erreur. En tant que professionnels, nous pouvons être certains que des changements surviendront à un moment ou un autre. Mais en réagissant de manière positive à ceux-ci, nous aurons des salariés motivés, satisfaits et productifs.

Les points ci-dessous ont été rédigés pour vous fournir tout le soutien, les idées et les stratégies nécessaires afin de réduire les risques au minimum, pour responsabiliser vos gestionnaires de paie et collaborateurs RH et améliorer le vécu de vos salariés.

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La paie : processus et procédure, ou baromètre de la confiance de vos salariés? Il est naturel et tout à fait compréhensible que les salariés s'attendent à être rémunérés sans erreur chaque mois.

Et ils ne devraient jamais avoir à se soucier du système en charge de cette opération. Cependant, vous êtes conscient que la paie est un processus complexe, et vous comprenez qu'elle joue un rôle essentiel dans la confiance qu'accordent les salariés à leur entreprise et donc dans la solidité de celle-ci.

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Une seule fois. Cela fait peser une responsabilité énorme sur les épaules des gestionnaires de paie : en effet, ce n'est pas seulement le salaire et les primes de vos salariés que vous garantissez, c'est également la confiance qu'ils octroient à l'entreprise qui les emploie.

Il est essentiel de mettre au point un projet avec votre équipe pour prévenir des erreurs — ou des risques d'erreur — dans votre système et d'enclencher un plan d'actions pour y remédier.

Prévoir l'imprévisible En tant que responsable de la paie et des RH, vous travaillez dans un contexte mouvant. Les collaborateurs modifient leurs méthodes de travail horaires, lieu, passage au numérique , changent de poste fonction, niveau , et évoluent promotions, mutations, départs.

La fonction Paie et RH accompagne toutes les étapes de leur carrière, de leur arrivée jusqu'à leur départ. Chaque changement, du paiement à la promotion, des plans retraites au congé parental, doit être traité avec précision et efficacité.

Sans compter les facteurs externes : les changements fiscaux, l'acquisition d'une entreprise, la restructuration ou la délocalisation, avec tout ce que cela implique pour les salariés, quelle que soit leur ancienneté.

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Quels moyens sont à votre disposition pour vous aider à prévoir ces changements, ou du moins à y faire face lorsqu'ils surviennent? Les personnes dans les autres services ne sont pas toujours conscientes qu'un changement s'effectue.

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Mais au sein de votre département, c'est le bouleversement total. Rester en conformité avec la loi Les évolutions légales relatives à l'emploi et aux impôts sont nombreuses et récurrentes.

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Le contexte actuel en France en est une preuve flagrante, notamment avec l'entrée en vigueur de la DSN Déclaration Sociale Nominative et de ses impacts. À tout moment, des changements de législation importants surviennent à différents endroits du monde.

Prenons comme exemple la loi Affordable Care Act aux États-Unis, le salaire minimum en Allemagne ou l'inscription automatique à un régime de retraite d'entreprise au Royaume-Uni. Où que vous vous trouviez dans le monde, la législation en vigueur a un impact considérable sur la fonction des RH et de la paie. Compte tenu des risques juridiques et financiers de ces changements, vous devez non seulement les prendre en compte à date d'effet dans votre cycle de paie mais aussi informer les salariés de manière claire.

Cela requiert un système de paie suffisamment souple, capable de faire face à ces changements lorsqu'ils surviennent, sans avoir à faire des efforts considérables.